从事过新闻发布会策划的人都曾有过这样的担心：举办新闻发布会的那一天，记者们会如约而至吗？如果他们来了，会不会唇枪舌剑般向新闻发言人质询呢？
这样的担心并非多余。美国《编辑与出版》杂志曾刊登过一则卡通漫画。画面Ⅰ是前总统克林顿夫妇躺在床上；画面Ⅱ中，克林顿站在床边，眼睛瞪得大大的，希拉里显然被突然惊醒了。克林顿说：“好可怕的一个梦啊！我梦见我举办了一次新闻发布会，但一个记者也没露面！”希拉里反唇相讥：“那不是梦，亲爱的——那是一个先兆！”
的确，在美国，公司、政府等机构每年都要召开很多新闻发布会，但这对记者而言却是一件令人心烦、疲倦的事。原因之一是，公司缺乏必要的媒介技巧培训，电视镜头里的公司总裁、总经理或其他发言人缺乏自信、表现极不自然。因而，为着更好地在目标公众心目中制造一个良好的“虚拟世界，改变或形成公众对公司某一方面的看法，很有必要重新审视新闻发布会的策划技巧问题。
一、 什么时候？
我们知道，如果想要获得人们持续的信任，那么就不要空喊：“狼来了！”策划新闻发布会时也不要放空炮。勿要使你的信誉——关乎媒介对公司的态度——承担风险。
不要让媒介感到参加本来可以由其他形式代替的新闻发布会是浪费时间。爱德曼国际公关公司（Elderman PR Worldwide）执行副总裁兼总经理嘉斯夫(Joseph B. Mcnamara) 认为，是否召开新闻发布会应取决于她是否值得召集各地记者跋涉而来。记者得到的不应该只是趣味性的故事，还应该包括信息。
适于召开新闻发布会的时机包括：公司及产品（服务）已成为某一公众关注问题的一部分、公司或其他成员已成为众矢之的、新产品上市、开始聘用某大腕明星作自己的广告模特（记者有时对广告不感兴趣而是觉得广告模特值得关注）、公司人员重大调整、扩大生产规模、取得最新纪录的销售业绩等等。
不过，上述所谓的“合适时机”也可能成为“不合适时机”。事实上，很多的新闻发布会搞得很是枯燥或琐碎、令人厌烦。因而，当公司考察是否举办新闻发布会时，首先应对照下列问题项目检查一下：
1、 一则新闻通稿或声像资料带——附带事件简介、背景材料——是否完全可以提供给记者所需的、媒介受众喜欢的故事？
2、 让记者们亲眼看到或试用某一新产品时，是否可以给一则新闻通稿增加些什么？
3、 公司高层管理者或董事会成员公开露面是否能为公司获得或提高凝聚力或可信度？
4、 能否提供给记者在别处得不到的新闻？
5、 是否存在其他有效向记者传递信息的途径？如，一次舞会、一次聚餐。
6、 公司新闻发言人能否有效传递信息并经受住提问的考验？
7、 与记者面对面的交流是否可以为他们提供一个询问公司其他方面情况而我们又不希望将之公开化的机会？如公司战略。
二、 筹划与准备中的“彩排”
俗话说：有备无患。对组织传播而言，讯息必须经过精心处理并使其准确地抵达特定公众。信息传播渠道也须精心挑选。所以，绝不打无准备之仗，务必要先期实施培训与排练。
一般地，搞一两次系统化培训是必要的。这样，你可以预见到发言人是否称职、哪些方面还欠缺。但也不要训练的过多，那样你最后出现在记者、电视面前时就会像一台机械的录音机。具体训练方法如下：
1、 聚集那些平时敢于直言的人，让他们坐在记者席，给他们两类问题——一类是肯定会被问到的，还有一类是你希望不被问到的。让“记者”提问。如必要，重复2~3次。
2、 让通晓技术过工艺流程的人员与会，以检查发言人所说是否准确；如设计法律，那么公司法律顾问也应在召集之列。
3、 反复播放“彩排”录像，让新闻发言人看看自己的表情、体语效果，然后提出意见。 |
